Planejamento Hospitalar: Controle de Processos e Indicadores

Dentro do Planejamento Hospitalar, o controle de processos e indicadores é o pilar que sustenta a administração do hospital, para que a instituição possa se manter dentro do controle, atingindo as suas metas e objetivos.

Nesse sentido, o controle das atividades envolve tudo o que é feito dentro da instituição de saúde, desde a chegada do paciente, passando pela administração, até o setor financeiro.

Realizar o controle de processos hospitalares visa fazer com que todas as atividades dentro da instituição sejam feitas conforme os padrões que estabeleceram.

Com isso, os gestores conseguem ampliar a visão do funcionamento das organizações de Saúde.

E para realizar a gestão de forma eficiente, os gestores podem contar com ferramentas que descomplica o controle dos processos que ocorrem no hospital.

Entre eles, podemos dar destaque aos indicadores estratégicos.

Por meio deles, é possível mapear todas as atividades feitas por cada funcionário da instituição, do assistencial ao BackOffice.

Além disso, também é possível monitorar se esse trabalho está sendo feito de acordo com os padrões impostos.

Tendo em vista a presente imersão ao tecnológico, a transformação digital com a implantação de sistemas que substituem os antigos e embaralhados papéis podem facilitar na otimização do gerenciamento de processos.

Assim, ao utilizar indicadores estratégicos nas ações de controle e planejamento, é possível cumprir metas e avaliar erros que podem afetar o funcionamento do hospital e impactar no atendimento ao paciente.

Para esclarecer melhor tópicos referentes a esse tema, selecionamos os seguintes pontos para serem abordados nesse artigo:

• Por que fazer o controle de processo no meu hospital?
• Vantagens dos sistemas de gestão
• Investimentos essenciais para o controle de processos
• Os indicadores hospitalares no controle de processos
• O que eu posso monitorar com os indicadores hospitalares?

Acompanhe a leitura e fique por dentro!

#Planejamento Hospitalar - Por que fazer o controle de processo no meu hospital?

Naturalmente, o controle de processos é uma forma de analisar os macroprocessos da do seu hospital.



Ou seja, através dessas ações, é possível buscar falhas e oportunidades de melhorias, otimizando recursos, aumentando a produtividade e a qualidade no atendimento dos pacientes.

Nesse sentido, o controle de processos é fundamental para que o hospital consiga se adaptar ao mercado.

Assim, sendo essencial para o planejamento em diversas áreas da Gestão, entre elas Gestão da Qualidade e Gestão Estratégica para Alta Administração.

Em especial, os hospitais têm uma particularidade de ter diversas variáveis do ambiente e a exigência das pessoas mudam com mais frequência.

Por isso, a gestão baseada no controle de processos é um ponto crucial para realizar sua estratégia alinhada com os interesses tanto dos pacientes, quanto do hospital.

#Planejamento Hospitalar - Vantagens dos sistemas de gestão

Os sistemas de gestão fazem parte de uma gama de ferramentas que são utilizadas na otimização do controle de processos.



Esses softwares podem oferecer as seguintes vantagens para o seu hospital:

Automatização de processos

Quantas vezes você já passou horas enrolado em meio a um problema administrativo que poderia ser facilmente realizado com a ajuda da tecnologia?

Esse problema pode acabar com a utilização dos sistemas de gestão.

Assim, através deles, alguns processos burocráticos que atrasam o bom funcionamento do hospital podem ser agilizados.

Centralização de dados

Dom a digitalização das informações dos pacientes e administrativas da organização é possível criar um banco de dados centralizado.

Dessa forma, todas as informações referentes ao seu hospital podem ser facilmente encontradas. Assim, é possível transferir os dados de um módulo do sistema para outro.

Ao implantar sistemas que possibilitam o armazenamento de dados de forma digital, o seu hospital está cada vez mais perto da estrutura Paperless.



Ou seja, essa cultura sem papelada, preenchimento manual de cadastros e retrabalho é sinônimo de avanço na gestão.

Melhoria no atendimento

Tendo em vista que os sistemas de gestão conseguem ter um panorama completo de todos os processos que ocorrem no hospital, a melhoria no atendimento também é contemplada.

Dessa forma, são gerenciados pontos desde a marcação de consultas, exames, até a gestão de leitos, alta e a liberação do paciente.

Além disso, é possível ter o controle de prescrições e receituário, tudo para oferecer muito mais segurança em cada etapa.

E para otimizar as atividades, os sistemas de gestão permitem padronizar rotinas e procedimentos dentro da instituição.



Assim, o gestor tem um maior controle sobre os procedimentos que ocorrem na instituição, a fim de seguir tudo conforme os padrões de certificação de qualidade nacionais e internacionais em saúde.

Diminuição de erros

Quando um sistema de gestão é implantado no hospital, não há dúvidas que ocorre a diminuição de erros humanos na administração.

Então, tabelas preenchidas com erro, falta de informação ou sumiço de arquivos podem ser um problema a menos para o gestor, quando um sistema hospitalar é implementado.

Ainda, a automatização permite que os profissionais foquem em atividades vitais, enquanto a burocracia é feita pela solução.



Não somente, isso também ajuda a reduzir as glosas e o risco de fraudes na sua instituição.

Controle financeiro

Os softwares de gestão hospitalar contam ainda com os indicadores de gestão.

Essa ferramenta tem o poder de emitir relatórios customizados com os principais indicadores de performance com base nos dados gerados por cada processo.



Com isso, os gestores podem ter uma visão mais ampla e estratégica do negócio, melhorando a qualidade na tomada de decisões e permitindo mais facilmente reduzir e controlar custos.

Relatórios de indicadores

Não há dúvidas que ao contar com um sistema para a gestão de processos o gestor consegue ter mais controle sobre a situação financeira da instituição, isso porque, diversas operações como a cobrança de serviços, é possível ser feita com o software que utiliza os dados gerados nos outros módulos do sistema para preencher a fatura e as notas fiscais.

Como os dados estão centralizados, todo esse processo pode ser feito de maneira integrada, evitando assim, retrabalho e proporcionando mais agilidade na emissão das cobranças. 

Investimentos essenciais para o controle de processos e indicadores

Equipe profissional especializada

Vimos até aqui como os sistemas de gestão podem otimizar a administração dos processos do hospital.

Contudo, não basta implantar esses softwares e não sustentar a manutenção e treinamento dos funcionários que utilizarão esses sistemas.

Por isso, a presença de um profissional com especialização para gerenciar a utilização de ferramentas no tratamento de não conformidades é imprescindível.

Assim, com o apoio de uma equipe que tem expertise na área, o gestor consegue implantar com maior facilidade os sistemas e a e adaptação das pessoas aos processos poderá ser feita por meio da troca de conhecimentos e experiências.

Enterprise Resource Planning (ERP)

O segundo investimento muito útil para controle de processos é o Enterprise Resource Planning.

Basicamente, esse é um sistema de gestão que permite acesso fácil, integrado, mas também confiável aos dados de uma empresa. 

O software consegue realizar o levantamento de informações que possibilita os diagnósticos aprofundados sobre as medidas necessárias para reduzir custos e aumentar a produtividade.

Ainda, o ERP concentra todas as informações necessárias para o monitoramento dos processos do hospital em um só lugar, possibilitando o acesso rápido e fácil aos dados.

Prontuário eletrônico

O Prontuário eletrônico vem para substituir o prontuário médico tradicional, com o registro e controle das informações de pacientes de forma digital.

Assim, existe a Automatização de processos, com a Eliminação de documentos de papel de forma a facilitar a continuidade no tratamento dos pacientes, visto que de forma digital, toda equipe médica pode acessar aos documentos de qualquer lugar e a qualquer momento.

Indicadores hospitalares

Os indicadores hospitalares são ferramentas de gestão que permitem a análise facilitada de um grande volume de dados referente às instituições de saúde.  

Através deles, o gestor tem facilidade para acessar dados que antes pareciam complexos de organizar e compreender.

Nesse cenário, é possível realizar o cruzamento de dados e integração com soluções em Big Data.

Controle de processos e indicadores: os indicadores

Vimos até aqui como existem várias ferramentas que podem auxiliar na gestão do hospital.

Contudo, precisamos destacar a importância dos indicadores hospitalares, em especial, para o controle de processos.

Os indicadores estratégicos permitem o acesso em tempo real de diversos setores do hospital.

Então, por exemplo, o gestor pode acompanhar a ocupação dos leitos, utilização das salas cirúrgicas, atendimento nas portas de entrada e pacientes regulados no SUS, entre outras situações.

Outra vantagem dos indicadores é que eles podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas de cada instituição.

Dessa forma, se oferece mais vantagens e maior confiabilidade às informações, favorecendo a monitoração de setores, ampliação das qualidades e resolução da falha.

Após determinar os indicadores úteis para a instituição de saúde, o gestor poderá definir como vai abordar os dados.

Essa definição pode ser feita por índice, percentual, bem como número absoluto, taxa ou fato.

O que eu posso monitorar com os Indicadores Hospitalares?

Agora que você conhece a importância dos indicadores hospitalares para o seu hospital, então conheça os principais gargalos que você pode monitorar com muita precisão com a presença de indicadores.

1. Taxa de ocupação

Com o indicador da taxa de ocupação é possível saber o tipo de leito que é mais se utiliza, qual a faixa etária, sexo e convênio que mais gera demanda.

De posse dessas informações, o gestor pode reorganizar este recurso.

2. Intervalo de substituição

O intervalo de substituição corresponde ao tempo médio que o centro cirúrgico fica desocupado. Esse é o tempo de ociosidade de um leito.

Esse indicador serve para medir os custos fixos desperdiçados com o leito vazio.

3. Tempo médio de permanência

O indicador de tempo de permanência inclui o total de altas, transferências e por fim, óbitos.

É preciso levar em conta o tipo de procedimento, já que o perfil clínico influencia diretamente no tempo de permanência.

4. Giro de Leitos

O giro de leitos é a relação entre o número de pacientes saídos (altas e óbitos) durante determinado período, no hospital, o número de leitos à disposição dos pacientes, no mesmo período.

5. Indicadores de rentabilidade

Os indicadores de rentabilidade revelam o retorno financeiro do hospital.

Eles indicam o quanto a instituição arrecadou em relação ao montante de recursos investidos.

6. Faturamento

O indicador faturamento faz parte da gestão administrativa, e ele determina as contas a pagar e receber e percentual de glosas.

Através desse indicador a instituição consegue avaliar a capacidade de faturar sem perdas graves.

7. Taxa de mortalidade

A taxa de mortalidade corresponde ao número de óbitos durante a internação hospitalar.

Com esse indicador determina-se as mortes em atos cirúrgicos e por diagnósticos.

Com isso é possível estabelecer ações que diminuam o índice.

8. Avaliação da produtividade clínica para melhorar o controle de processos e indicadores

Os indicadores de produtividade do hospital estão disponíveis em sistemas de gestão ou em formulários. E portanto, é dever do gestor fazer a avaliação desses dados.

Essa ação é necessária para agrupar os serviços por retorno financeiro, considerando procedimentos complexos, cirurgias e consultas especializadas.

9. Avaliação da produtividade da equipe para melhorar o controle de processos e indicadores

Os indicadores de produtividade da equipe permitem monitorar o número de colaboradores por setor, porcentagem de faltas, bem como afastamentos temporários, rotatividade e folha de pagamento.

Esses dados são de extrema importância para a avaliação do clima organizacional. Então, conhecer bem os profissionais envolvidos no trabalho dos centros de saúde é parte fundamental da tomada de decisões.

Essas informações são de relevância para o time de Recursos Humanos, pois revelam a necessidade de contratações, remanejamento ou desligamento de funcionários.

10. KPIs

Os indicadores denominados KPIs (Key Performance Indicator) na área de saúde podem ajudar a sua empresa a realinhar estratégias bem como seguir em um caminho muito mais seguro para ter sucesso.

Para o caso dos Hospitais, os KPIs são fundamentais para verificar se os serviços estão no rumo certo, mas também se precisam de ajustes. Todos os esforços tem um direcionamento para melhorar a experiência dos usuários e direcionar as estratégias de gestão do hospital.